Fahrtenbücher werden genutzt, um alle Fahrten mit einem Fahrzeug zu dokumentieren. Dabei werden hier sowohl die Fahrten mit geschäftlichem als auch privatem Anlass aufgeführt. Ziel ist es, die einzelnen Strecken so zu dokumentieren, das im Anschluss eine strikte Trennung zwischen privater und geschäftlicher Nutzung möglich ist. So soll eine korrekte Abrechnung der Fahrzeugnutzung gegenüber dem Finanzamt gewährleistet werden. Hierfür enthält das Fahrtenbuch alle wichtigen Informationen, die es zu der Fahrt gibt. Dazu gehören Start- und Zielort, aber auch das Datum und der Zweck der Fahrt. Auch die zurückgelegte Strecke sowie der Fahrer werden hier festgehalten.
Mittlerweile gibt es zwei grundlegend verschiedene Arten des Fahrtenbuchs. Zum einen ist hier die klassische Papierform zu nennen, zum anderen hat sich das digitale Fahrtenbuch etabliert. Das digitale Fahrtenbuch lässt sich komfortabel per App realisieren und überzeugt vor allem durch die flexible Weiterverarbeitung der Daten. Die Erfassung der nötigen Daten kann hier teilweise per App erfolgen und ist damit um einiges genauer als beim Fahrtenbuch in Papierform. Darüber hinaus lassen sich die Daten später einfacher weiterverarbeiten.
Wann ist ein Fahrtenbuch Pflicht?
Anders als beispielsweise in Deutschland ist auch für Unternehmer und Selbständige das Führen eines Fahrtenbuchs in Österreich an sich keine Pflicht. Es sollte aber immer geführt und genutzt werden, wenn ein Privatfahrzeug auch auf geschäftlicher Ebene genutzt wird. Dabei gewährleistet es nicht nur die korrekte steuerliche Absetzbarkeit von Fahrten, die mit einem Wagen unternommen werden, sondern es stellt auch sicher, dass geschäftliche Fahrten gegenüber dem Arbeitgeber korrekt nachgewiesen werden können.
Vor allem wenn es als Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung dient, verspricht das Fahrtenbuch einige Vorteile. So sind damit unter Umständen erhebliche Steuerersparnisse möglich. Wichtig ist dann aber, dass die Fahrten auch wirklich lückenlos dokumentiert werden, sodass ein Fahrtenbuch von Seiten der Behörde nicht anfechtbar ist. Es müssen in jedem Eintrag also alle Fahrtdaten vermerkt sein:
- Datum
- Start- und Zielort
- Distanz
- Zweck der Fahrt
- Fahrer (wenn das Fahrzeug von mehreren Personen genutzt wird)
In Ausnahmefällen kann es auch in Österreich Pflicht sein, ein Fahrtenbuch zu führen. Dies ist dann der Fall, wenn Fahrer im Rahmen von gerichtlichen oder behördlichen Auflagen gezielt dazu verpflichtet werden. Meistens erfolgt eine solche Verpflichtung im Rahmen von Strafverfahren oder wenn es darum geht, die konkreten Lenkererhebungen zu erfassen. Die Pflicht gilt dann in der Regel für den Zulassungsbesitzer. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Zulassungsbesitzer generell jeder Zeit wissen müssen, wer das jeweilige Fahrzeug gelenkt hat. Die Auskunftspflicht obliegt in Österreich immer dem Zulassungsbesitzer, der dieser auch auf Nachfrage jederzeit nachkommen muss.
Ist der Zulassungsbesitzer einmal nicht dazu in der Lage, die nötigen Informationen weiterzugeben, muss er schließlich eine Person nennen, die dieser Pflicht nachkommen kann.
Für wen lohnt sich ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch lohnt sich für jeden, der das sogenannte Kilometergeld geltend machen möchte. Hier gilt die Dokumentation der einzelnen Fahrten sogar als entscheidende Grundlage. Generell hält sich die Finanzverwaltung in Österreich mit genauen Vorgaben zur spezifischen Fahrtenbuchform zurück. Allerdings sollten Fahrzeughalter Wert darauf legen, dass die Dokumentation möglichst klar, nachvollziehbar und detailliert ist, sodass hier keine Informationen anfechtbar sind. Nur wenn dies der Fall ist, lassen sich auch die mit dem Fahrtenbuch einhergehenden Steuervorteile ausnutzen und das Kilometergeld geltend machen.
Für Unternehmer ist das Führen eines Fahrtenbuchs noch aus einem weiteren Grund empfehlenswert: Es entsteht dadurch ein klares und ebenso glaubwürdiges Bild der Kilometer, die zurückgelegt wurden. So bildet es generell eine der wichtigsten Grundlagen, um die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit sowie Glaubwürdigkeit zu erfüllen.
Wie hoch darf der Privatanteil bei einem Fahrtenbuch sein?
Generell gibt es keine klaren Vorgaben dazu, wie hoch der Privatanteil bei einem Fahrtenbuch ausfallen dar. Liegt der Privatanteil der Fahrzeugnutzung bei einem eigentlichen Dienstwagen aber bei über 50 Prozent, wird der Wagen generell dem Privatvermögen zugesprochen.
Um den Anteil der Privat- und geschäftlichen Nutzung zu ermitteln, müssen alle Fahrten aufgezeichnet werden. Es gibt aber eine Besonderheit: Bei privaten Fahrten muss der genaue Grund oder Zweck nicht angegeben werden.
Wann muss man kein Fahrtenbuch schreiben?
Da es in Österreich keine allgemeine Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuches gibt, erfolgt dieses in den meisten Fällen auf freiwilliger Basis. Es steht also jedem Fahrzeughalter zunächst einmal frei, ob er sich dazu entscheidet. Empfehlenswert ist es aber immer dann, wenn Kosten, die mit dem Fahrzeug einhergehen, gegenüber der Finanzverwaltung abgerechnet werden sollen. Wird ein Fahrzeug dagegen ausschließlich privat genutzt und sollen hier auch keine Fahrten steuerlich berücksichtigt werden, kann auf das Führen eines Fahrtenbuchs getrost verzichtet werden.
Warum lohnt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen?
Trotz fehlender Pflicht sollte das Führen eines Fahrtenbuchs generell als wichtige Option angesehen werden. So ist es die Grundlage, um das Kilometergeld geltend machen zu können. Das Fahrtenbuch stellt zudem eine nachvollziehbare und ebenso detaillierte Dokumentation dar. Dadurch ergeben sich hier wenige Angriffspunkte für die Finanzbehörde. Fahrtenbücher helfen zudem dabei, die betrieblich gefahrenen Kilometer präzise und glaubwürdig nachzuweisen. Darüber hinaus erfüllen sie alle Anforderungen, die die Finanzverwaltung an die Glaubwürdigkeit sowie die Nachvollziehbarkeit einer solchen Dokumentation hat. (Foto: AI Generated)
